電子帳簿保存法って？
正式名称は「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿の保存方法等の特例に関する法律」で、電帳法とも呼ばれます。1998年に制定された法律で、「国税関係帳簿」と「国税関係書類」を電子データで保存することを認めた法律です。
各産業でデジタル化が進む中で、企業の会計・税務においてもITを活用した業務効率化のニーズが高まったという背景があります。しかし、当初は電子保存するための要件が厳しく、普及は順調ではありませんでした。そこで、近年のスマートフォンの普及やテレワークの増加などに伴い、都度法律の規制緩和が行われてきました。そして2021年に、税務についてもより一層のデジタル化に対応するべく、新たな改正が行われました。
対象となる企業は？
所得税や法人税の国税関係帳簿書類の保存が義務づけられているすべての事業者が、電子帳簿保存法（電帳法）の対象となります。
法人税を納税している法人だけでなく、所得税を納めている個人事業主も該当となります。
つまり、企業規模に関係なく、すべての企業と個人事業主が対象となります。
対象となる書類は？
電子帳簿保存法（電帳法）の対象となる書類は、以下の3種類です。
これらは電子帳簿保存が可能なのものと、スキャナ保存が可能なものに分けられます。
電子帳簿等やスキャナ保存については紙で保存するかデータで保存するかを選べるので従来通り紙で保存することもできるのですが、電子取引データに関しては、電子データのまま保存する事が原則となりました。
2023年12月31日までは従来の書類の保存方法を認める猶予期間が設けられていますが、2024年1月1日からは全事業者が電子データで受け取ったものは電子データで保存しなければならないため、それまでに完全に移行できる様に準備を進める必要があるのです。
2021年の改正とは？
2021年の改正における、6つの大きなポイントを簡単にご紹介します。
1｜事前承認制度の廃止
改正前は、電子帳簿等保存・スキャナ保存をするには、事前に所轄の税務署長に申請し承認を得る必要がありました。
この事前承認手続きが廃止されたため、申請書類も不要となり、電子保存に取り組みやすくなりました。
2｜タイムスタンプ要件の緩和
タイムスタンプ（＝電子書類が改ざんされていない・発行された日付に間違いがないことを証明できる技術）の付与期限が約2ヶ月と7営業日以内に緩和されました。スキャナ保存の場合は、訂正・削除の履歴が確認できるシステムであればタイムスタンプが不要になりました。
3｜検索機能要件の緩和
電子データで保存した書類については検索が容易になる様に検索項目を記録する必要がありますが、その項目が減りました。
原則として、「取引年月日」「取引金額」「取引先」の項目で検索ができれば要件が満たせるようになりました。
4｜スキャナ保存における適正事務処理要件の廃止
従来は紙で受け取った請求書や領収書等をスキャナ保存するには、適正事務処理要件（社内相互牽制・定期検査・問題の再発防止策）を設け、タイムスタンプ付与後の記録事項の確認やデータチェックが必要でしたが、改正後はそれらが廃止されました。
5｜電子取引データの電子保存が義務化
メール等で電子データで受け取った請求書や領収書は、紙に印刷するのではなく、電子データでの保存が義務付けられました。
2023年12月31日まで猶予期間が設けられています。
6｜罰則の強化
スキャナ保存や電子取引データ保存時に隠ぺいや偽装取引などがあったり、要件を満たさない保存がされていた場合には、重加算税が加重されます。改正後は、10％加重されるようになりました。
ほとんどは緩和になるので、急いで対応が必要なものは「電子取引データの保存」であることがわかります。
違反すると様々な罰則が…
電子帳簿保存法に違反すると、様々な罰則を受ける場合があります。
例えば、電子データの保存が不完全だったとしても正しく申告できていれば直ちにペナルティを受けるわけではないとされていますが、罰則を受ける可能性がある以上、しっかりと対応をしていく必要があります。ここでは簡単に、どの様な罰則があるかをご紹介します。
1｜青色申告承認の取り消し
前述の通り、もし不備があっても場合によっては直ちに取り消されるわけではないとされていますが、取り消しになってしまうと赤字を翌年以降に繰り越せなくなったり繰戻還付ができなくなったり等デメリットが多数あるので、十分に注意が必要です。
2｜追徴課税
確定申告時に不正確な情報や誤りがあった場合に、正確な税金を徴収するための税金です。税務署の調査が入って過少申告が発覚した場合、さらに過少申告加算税を支払う必要があります。また、電子データに悪質な隠蔽や改ざんがあった場合、重加算税に10％が加重されます。
3｜推計課税
所得税の計算をする際の根拠となる資料が十分ではない場合に、間接資料で推計して税金が課せられます。本来よりも高額な税金を納めなければならなくなる可能性もあるだけでなく、推計課税は白色申告となるため、青色申告事業者の場合は承認取消を受けることにもなります。
4｜過料
帳簿が書類が正しく保存されていないと判断された場合、会社法にも違反することになってしまいます。会社法に違反した場合、100万円以下の過料が科せられる可能性があります。過料の金額は、違反の重さや会社の規模などに応じて決定されます。
結局どうやって対応すればいいの？
例えば取引先から電子データの請求書を受け取った場合、電子データのまま保存することになります。
そのため、大まかな流れとしては、
1）受け取ったPDF等の電子データをそのままオリジナルのシステムまたは市販のシステム上にアップロード
2）約2ヶ月以内にタイムスタンプを付与する（訂正削除の記録が残るシステムであれば、タイムスタンプ付与は不要）
3）定められた期間、システム上にデータを保管
といった流れになります。
今までの業務に加えて、上記の作業を都度行う必要があるのです。
やるべき事が増えるということは、それだけ手間やコストがかかったり、ミスが増えやすくなってしまいます。
しかし、これらの業務を行うシステムと御社が請求書等を発行するシステムが別だった場合、業務を円滑に進められるでしょうか。
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01｜電子帳簿保存法・インボイス制度に対応！
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作成したり受け取った見積・請求書はすべてサーバに保存されます。保存データの履歴も残るので、どういった変更があったのかを確認することもできます。また、顧客別・案件名のキーワード別で過去の見積もり・請求を一覧で確認することもできます。
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02｜通信記録で、他スタッフが対応した過去のやり取りも共有可能！
いつ、どのお客様からどういう連絡があったのか、通信記録に残す事でスタッフ全員に共有することができます。
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また、通信記録への投稿があると、Slack等外部ツールへ同じ内容を投稿することも可能です。
03｜スタッフ管理機能で、会社全体の業務を円滑に！
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登録した作業はスタッフ間での移動もできるので、調整がしやすく、会社全体の業務を円滑に進める事ができます。
04｜当社提供の専用サーバで安定稼働！
本システムは、当社提供の専用サーバで稼働するクラウドシステムです。当社のサーバは完全自社運営で、24時間有人監視を行なっております。専門知識を持ったスタッフが常時サーバを監視し、サーバとシステムの異常・負荷を監視しております。万が一問題が発生した場合には、即座に対応いたします。また、システム・サーバの運用を自社で完結させるオンプレミスとは異なり、WEBサーバ経由での運営であれば、初期費用以降は月々の費用をお支払いいただくだけになります。また、実際にシステムをご利用いただける様になるまでの期間も短く済みますし、困った時の障害対応も当社にお任せいただけます。
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