そもそもインボイス制度って？
2023年（令和5年）10月1日から開始される、複数税率に対応した消費税の仕入税額控除の方式で、「国が定めた請求書や納品書などに、インボイス（適格請求書）に必要な内容を不足なく記載すれば、仕入れにかかった税金を控除できる制度」です。つまり、2023年10月1日以降の取引においては、仕入れにかかった税金の控除を受ける場合には、インボイス制度に対応する必要があるのです。
インボイス制度は、取引の透明性を高め、税務手続きの簡素化を図ることを目的としています。この制度により、誰が見ても正しい税率で計算されていることがわかる様になり、より正確な税務管理ができるので、仕入れた商品やサービスにかかる消費税の控除をより効率的に行うことができる様になります。
インボイス（適格請求書）には何が該当するの？
正式名称では、「適格請求書等保存方式」といいます。
法律で定められた項目が記載されている請求書のことで、項目が1つでも欠けていると、インボイス（適格請求書）とは呼べません。
適格請求書という名前になっていますが、請求書だけでなく、納品書や領収書なども対象となります。
対象となるものは全て、インボイスに定められた内容にそって、作成・保存する必要があるのです。
事業規模によっては節税にならず、反対の声も
インボイス制度は、消費税の免税事業者・課税事業者問わず、全ての事業者に影響があります。
インボイス制度が導入される前は、商品・サービスの買い手は、売り手の請求書さえあればその金額を仕入税額控除に計上して節税することができました。ところが、インボイス制度が始まると、インボイスに定められた請求書でなければ、仕入税額控除を受けることができなくなってしまいます。つまり、インボイス（適格請求書）でなければ節税できなくなってしまうのです。
インボイス制度は単純に請求書の発行方法を変えるだけの制度ではなく、インボイス制度に対応するには、課税事業者になることが必須です。従来は売上1,000万円未満の事業者については、消費税10％の納税が免除されていました。しかし、インボイス制度に対応するために課税事業者になると、その10%の納税が必要になります。今まで免除されてきた事業者にとっては、節税にならないのです。
しかし、買い手側にとってインボイスの形式でない請求書を受け取ることは、その分の節税ができなくなるので損をしてしまうことになります。
節税できないのであれば…と「インボイスを発行しない事業者に発注するのは損になるからやめよう」という選択肢をとる事業者が増えることは、容易に想像がつきます。そのため、多くのフリーランスの職種の方々から反対の声があがっているのです。その反対の声を受けて、一定期間、一部負担を軽減する特例が設けられることになりました。しかし、前述の理由から、インボイス対応の請求書を発行できない場合、取引自体を断られる可能性もあります。そのため、今後も円滑に取引をしたい場合には初めからインボイス制度に登録した方が無難なのです。
インボイス制度で変わること
インボイス制度が始まるにあたり、いままでの業務に加えて、やるべき事が増えます。
例えば、どの様な業務が増えるのでしょうか。下記は、その一例です。
やるべき事が増えるということは、それだけ手間やコストがかかったり、ミスが増えやすくなってしまいます。
さらに、インボイス制度が導入される翌年に、「改正電子帳簿保存法」により電子取引での電子の保存が義務化されます。
そのため、メールなどで受け取った電子インボイスを、紙で保存することができなくなるのです。
インボイスが紙と電子の両方で来る場合、一箇所にまとめて保存するには電子に一本化する必要があります。
そうなると、電子インボイスに対応している事業者との取引では「電子インボイスで送ってほしい」と依頼されることが考えられます。
そのため、電子インボイスの普及が加速することが予想されています。つまり、電子インボイスへの対応も今後必須になってくるのです。
スムーズに業務を行うためには
業務を円滑に進め、かつミスを防ぐには、電子インボイスに対応した受発注システム・請求書管理システムの導入がおすすめです。
必要事項に不備があったり正しく保存できないと、再交付の手間が増えたり、きちんと管理できなくなってしまうことが考えられます。
しっかりとシステム化することで、ミスを防ぎ、誰がインボイスに関わる作業を行なっても正しく処理できる様になります。
では、電子インボイスに対応したシステムには、どの様なものが考えられるのでしょうか。
オンライン請求書ツール
クラウドベースのオンライン請求書ツールなら、電子インボイスの作成や送信を簡単に行うことができます。
ユーザーはテンプレートを使用してインボイスを作成し、顧客に電子メールで送信することができます。
また、ソフトにより、支払いの追跡やレポート作成などその他の機能も搭載されている場合があります。
統合型会計ソフトウェア
統合型会計ソフトウェアは、請求書管理機能を含む包括的な会計システムです。
これらのシステムは電子インボイスを作成し、送信するだけでなく、顧客管理、在庫管理、会計処理、税務報告などの機能も提供します。
様々なソフトウェアが市場に存在し、企業の規模やニーズに合わせた選択肢があります。
オリジナルの受発注・請求書管理システム
オリジナルのシステムなら、電子インボイスへの対応はもちろん、受注〜納品・請求書発行までに必要な要素も、自社の業務に合わせてカスタムすることができます。一般的に販売されているシステムはどの企業でも使える様に作られている分、不要な機能があったり等の理由から、慣れないうちは都度マニュアルを確認する必要があったり、ミスを誘発してしまう可能性があります。
その点、オリジナルのシステムであれば必要な機能だけで作る事ができるので、業務効率を向上させることができます。
しかし、いざ実際にシステムやツールを導入しようと思って調べても、様々な種類が出てくるので、どれを使うのが自社に適しているのか、判断しづらいですよね。また、折角システムやソフトを導入してみたけれど、使い勝手が悪かったり、操作や画面がややこしくてミスが増えたり、同じ業務に関わる作業なのにソフトがバラバラで管理が大変だったり…という経験から、躊躇してしまうという方もいらっしゃるかと思います。
そこで、まずはアナログエンジンに相談してみませんか？
アナログエンジンが提供する業務管理システムなら、受注〜納品・請求書発行までに必要なインボイスを作成したり、スタッフ管理を行ったりと、業務に関わるデータの管理をすべて1つのシステムで行う事ができます！お客様のご要望に合わせたカスタムも可能。新しく入ったスタッフさんも、複数のシステムの操作方法を覚える必要がなくなるので、早く仕事に慣れてもらう事ができます。
色々な機能が備わったシステムですが、操作画面は軽快かつユーザビリティを重視。削除は赤ボタンにして誤って押してしまうことを防いだり必要な機能だけを並べたり等、ミスを減らし、マニュアルを見なくても操作できる、実際に使う人に寄り添った親しみやすい画面になっています。
01｜インボイス制度・電子帳簿保存法に対応！
当システムだけで、見積書の作成から請求書の発行・入金管理までを行えます。ソフト間を移動する必要はありません。
作成した見積もり・請求はすべてサーバに保存されます。保存データの履歴も残るので、どういった変更があったのかを確認することもできます。また、顧客別・案件名のキーワード別で過去の見積もり・請求を一覧で確認することもできます。
見積もりや請求書を作成した後は、PDF形式でのダウンロードはもちろん、各顧客にメールアドレスを登録しておけば、システム上からメールで送信することも可能です。顧客ごとに都度メールを作成する手間を省く事ができます。
02｜通信記録で、他スタッフが対応した過去のやり取りも共有可能！
いつ、どのお客様からどういう連絡があったのか、通信記録に残す事でスタッフ全員に共有することができます。
過去のお問い合わせに関わるお電話をいただいた時、対応した人が別の電話に出ていたり休みだったりで、即座に対応できなかったというケースはありませんか？アナログエンジンのシステムなら、通信記録を顧客別に確認できるので、以前にどういうお問い合わせがあったのか、どういう回答をしているのかなどを即座に確認する事ができます。スムーズに対応することができる様になり、お客様をお待たせしません。
また、通信記録への投稿があると、Slack等外部ツールへ同じ内容を投稿することも可能です。
03｜スタッフ管理機能で、会社全体の業務を円滑に！
システムでスタッフの出退勤を管理する事ができます。各スタッフが自分のアカウントでシステムにログインし、出勤ボタン・退勤ボタンを押すだけ。締日ごとに全スタッフの勤怠表を出力できるので、タイムカードを集めて集計する必要がありません。
また、各スタッフが自分の手持ちの作業を顧客別で登録することができるので、誰がどの顧客のどういう作業を持っているのか、進行できているのかできていないかを確認する事ができます。スタッフ全員の作業一覧を確認することもできるので、全体の状況の把握が容易です。
登録した作業はスタッフ間での移動もできるので、調整がしやすく、会社全体の業務を円滑に進める事ができます。
04｜当社提供の専用サーバで安定稼働！
本システムは、当社提供の専用サーバで稼働するクラウドシステムです。当社のサーバは完全自社運営で、24時間有人監視を行なっております。専門知識を持ったスタッフが常時サーバを監視し、サーバとシステムの異常・負荷を監視しております。万が一問題が発生した場合には、即座に対応いたします。また、システム・サーバの運用を自社で完結させるオンプレミスとは異なり、WEBサーバ経由での運営であれば、初期費用以降は月々の費用をお支払いいただくだけになります。また、実際にシステムをご利用いただける様になるまでの期間も短く済みますし、困った時の障害対応も当社にお任せいただけます。
全国どこでも、実機でのデモ・お打ち合わせにお伺いいたします。
実際のご利用状況や業務のフローについてもお話しする事ができますので、まずはお気軽にお問い合わせくださいませ。
機能とデザインを兼ね備えた業務フロー重視のシステムなら、アナログエンジンにお任せください！
当社が提供するシステムは操作画面のデザイン(UI/UX)も定評で、どなたでも直感的に操作することができます。
可能な限り動作説明不要なシステムを制作することで、ミスを減らし、効率的に業務に取り組んでいただける様になります。
インボイス制度対応のシステム以外にも、一般ごみ（家庭ごみ）収集管理システムや、勤怠管理システム、品質・在庫管理システム、CMS連動システム等作成し、多くの企業に導入されています。機能とデザイン性を兼ね備えたシステムで業務効率を改善し、お客様のご要望を実現いたします。
お困りごとやこんなシステム作れる？といったご相談など、なんでもお気軽にお問い合わせくださいませ。
